HUISHOUDELIJK REGLEMENT STICHTING VRIENDEN HEEMTUIN RUCPHEN
Artikel 1.
Dit reglement is een aanvulling op de statuten van de stichting (laatst gewijzigd 14 augustus 2025). In geval van tegenstrijdigheid tussen de statuten en dit reglement prevaleren de statuten.
Artikel 2.
De stichting heeft geen leden, maar wordt bemenst door vrijwilligers. Uit deze vrijwilligers wordt een bestuur gevormd, bestaande uit voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden.
Artikel 3.
De stichting genereert haar inkomsten via het innen van entree van bezoekers aan de tuin, donateurs (vrienden en boezemvrienden), cursussen, scholenbezoeken, medegebruik van het gebouw voor vergaderingen en bijeenkomsten, rondleidingen, verkoop van consumpties, planten, zaden en nestkasten, subsidies, schenkingen, erfenissen, as-verstrooiingen en fooien.
Artikel 4.
Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de stichting. Zij handelen bij aankopen op basis van wat goed is voor de stichting en niet op basis van persoonlijke belangen of voorkeur. Zij handelen integer en transparant. Belangrijke beslissingen zullen zo spoedig mogelijk via de nieuwsbrief worden gecommuniceerd met de overige vrijwilligers.
Artikel 5.
Er is een toekomstvisie-document waarin naast de doelen van de stichting ook concreet de plannen staan en hoe getracht wordt die te bereiken.
Artikel 6.
Het bestuur gaat bewust om met uitgaven van de financiële middelen ter bereiking van de afgesproken doelen en plannen. Jaarlijks wordt uiterlijk in december een begroting voor het volgende kalenderjaar vastgesteld. Halverwege een kalenderjaar legt de penningmeester een tussentijdse financiële rapportage aan het bestuur voor. In het eerste kwartaal van een volgend jaar worden de jaarrekening en balans van het afgelopen kalenderjaar door het bestuur vastgesteld en op de website van de stichting gepubliceerd. Tussentijds geeft de penningmeester de overige bestuursleden desgevraagd steeds inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Artikel 7.
Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe. Uitgaven boven € 250,– worden vooraf geaccordeerd door tenminste 2 bestuursleden. Aanschaffingen boven € 1.000,– geschieden steeds bij bestuursbesluit. Besluitvorming over de aanschaf wordt in de notulen van de bestuursvergadering vastgelegd.
Artikel 8.
Het bestuur vergadert minstens elke 2 maanden. Voor die vergaderingen maakt de secretaris een agenda op. Alle in de vergadering genomen besluiten worden helder en eenduidig geformuleerd vastgelegd in de notulen, die de secretaris opstelt. Daarin wordt ook vastgelegd welke bestuursleden aanwezig, dan wel afwezig waren ter vergadering. De notulen worden bewaard en zijn door de overige vrijwilligers in te zien.
Artikel 9.
Indien ten aanzien van een voorstel de stemmen staken in een bestuursvergadering wordt het voorstel doorgeschoven naar de volgende vergadering. Staken in die vergadering de stemmen opnieuw dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Artikel 10.
Het bestuur gaat bewust om met risico’s voor de stichting. Er is een verzekering bestuursaansprakelijkheid. Risico’s worden in kaart gebracht en getracht wordt deze te minimaliseren.
Artikel 11.
Bij (tijdelijke) afwezigheid meldt een bestuurslid dit direct bij de overige bestuursleden, die dan zonder het afwezige bestuurslid belast zijn met het bestuur van de stichting. Bij belet en ontstentenis van alle bestuursleden of dreiging daarvan wordt onverwijld contact opgenomen met de eigenaar van de Heemtuin, de gemeente Rucphen.
Artikel 12.
Het huishoudelijk reglement kan slechts bij bestuursbesluit worden gewijzigd.
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur van de Stichting Vrienden Heemtuin in zijn vergadering van 2 april 2026 en treedt onmiddellijk na vaststelling in werking.